Zodra je je eerste medewerker aanneemt, moet je een keuze maken: doe je de salarisadministratie zelf of besteed je het uit? En ook als je al jaren zelf verloont, is het goed om die keuze af en toe opnieuw te maken. Bij salarisadministratie uitbesteden of zelf doen draait het om drie dingen: tijd, kosten en risico. We zetten ze naast elkaar.

Salarisadministratie zelf doen: voor- en nadelen

Met een online salarispakket kun je de lonen zelf verwerken. Dat heeft voordelen:

• je verwerkt wijzigingen direct, zonder tussenpersoon;
• je hebt alle gegevens over verlof en verzuim zelf in handen;
• je kiest zelf je software en houdt grip op de softwarekosten.

Maar er zijn ook nadelen:

• je moet het pakket leren en de regels kennen: loonheffingen, cao, pensioen, transitievergoeding;
• elk jaar veranderen tarieven en regels, dus bijblijven kost tijd;
• de kennis zit vaak bij één persoon. Is die ziek of weg, dan stopt de verloning;
• een fout in de aangifte loonheffingen kan leiden tot een naheffing of boete.

Salarisadministratie uitbesteden: voor- en nadelen

Bij uitbesteden lever je alleen nog de wijzigingen aan. De voordelen:

• je bespaart tijd en hoeft de regels niet bij te houden;
• een specialist controleert en verwerkt cao-wijzigingen;
• de continuïteit is geborgd, ook als jij of je administrateur afwezig is.

De nadelen:

• je bent voor wijzigingen afhankelijk van een externe partij;
• je bouwt zelf minder kennis op;
• je betaalt per loonstrook, ook in rustige maanden.

Die eerste twee nadelen worden kleiner als je een vast aanspreekpunt hebt en zelf in het systeem kunt kijken. Daar let je dus op bij het kiezen van een partij.

De verschillen op een rij

Kosten. Als je het zelf doet, betaal je grofweg 600 tot 2.000 euro per jaar aan software. Uitbesteden kost ongeveer 10 tot 25 euro per loonstrook per maand.

Tijd. Met 10 medewerkers ben je zelf zo'n twee werkdagen per maand bezig. Besteed je het uit, dan blijft daar een paar uur over om de gegevens aan te leveren.

Kennis en risico. Zelf doen vraagt kennis van loonheffingen, cao en pensioen, en de kans op fouten is groter. Bij uitbesteden ligt die kennis bij de specialist.

Continuïteit en controle. Als je het zelf doet, verwerk je alles direct, maar de verloning hangt vaak af van één persoon. Bij uitbesteden neemt een team het over en houd je inzicht via een portaal en een vast aanspreekpunt.

De rekensom: wat kost zelf doen echt?

De softwarekosten zijn maar een deel van het verhaal. Stel: je hebt 10 medewerkers en besteedt zelf twee dagen per maand aan de salarisadministratie. Dat is 16 uur per maand, ruim 190 uur per jaar. Reken je je eigen uur op 75 euro, dan kost zelf doen al snel meer dan 14.000 euro per jaar aan tijd. Uitbesteden kost bij 10 medewerkers grofweg 1.200 tot 3.000 euro per jaar. [PLAATSHOUDER: bedrag bij PAVO HR voor 10 medewerkers]

Ben je zelf goed thuis in loonregels en heb je weinig wijzigingen? Dan kan zelf doen prima. Maar voor de meeste ondernemers wint uitbesteden het op tijd en zekerheid.

Welke keuze past bij jou?

Zelf doen past bij je als:

• je minder dan 5 medewerkers hebt met vaste uren en geen cao;
• je zelf of een medewerker ervaring heeft met salarisadministratie;
• je weinig wijzigingen hebt.

Uitbesteden past bij je als:

• je 5 of meer medewerkers hebt of groeit;
• je onder een cao valt met toeslagen, periodieken of eenmalige uitkeringen;
• je met oproepkrachten, wisselende uren of verschillende contracten werkt;
• je HR en salaris op één plek wilt hebben.

Hulp bij je keuze

Twijfel je? Onze salarisadministrateurs rekenen graag voor je uit wat uitbesteden kost in jouw situatie. Lees ook [Salarisadministratie uitbesteden: wat kost het en wat krijg je ervoor?] of [neem contact op].