"Wat kost het nou?" Dat is de eerste vraag die ondernemers ons stellen over salarisadministratie. Terecht, want prijzen zijn in deze markt vaak lastig te vergelijken. Het ene kantoor noemt een laag tarief per loonstrook en rekent de rest apart. Het andere heeft een all-in prijs. In deze blog zetten we alle kosten van salarisadministratie op een rij, met rekenvoorbeelden.

De kostenposten van salarisadministratie

Of je nu uitbesteedt of niet, dit zijn de posten waar je mee te maken krijgt:

Tarief per loonstrook. Elke maand een vast bedrag per medewerker, in de markt ongeveer 10 tot 25 euro.

Inrichting. Eenmalige kosten voor het inrichten van het systeem en het overzetten van je gegevens. Vaak is dat een vast bedrag, soms is het gratis vanaf een bepaald aantal medewerkers.

Mutaties. Wijzigingen zoals in- en uitdienst of een nieuw contract. Sommige partijen rekenen per mutatie, bij andere zit het in het tarief.

Jaarwerk. De jaaropgaven en de afsluiting van het loonjaar. Dat zit in het tarief of wordt apart gefactureerd.

Koppelingen. Een koppeling met je boekhouding of urenregistratie is soms een extra module.

Advies. Vragen buiten de standaard verwerking worden vaak per uur gerekend.

Let dus niet alleen op het tarief per loonstrook. Een laag basistarief met veel extra's is uiteindelijk vaak duurder dan een hoger all-in tarief.

Wat bepaalt de prijs per medewerker?

• Aantal medewerkers. Hoe meer loonstroken, hoe lager vaak de prijs per strook.
• Cao. Een cao met veel toeslagen, periodieken of eenmalige uitkeringen vraagt meer werk.
• Aantal wijzigingen. Werk je met oproepkrachten of wisselende uren, dan zijn er elke maand meer mutaties.
• Verloningsperiode. Vierwekelijks verlonen betekent 13 in plaats van 12 runs per jaar.
• Extra diensten. Pensioenaansluiting, verzuimregistratie of HR-advies.

Rekenvoorbeelden

Op basis van een marktindicatie van 10 tot 25 euro per loonstrook per maand, zonder eenmalige kosten:

Aantal medewerkers	Per maand	Per jaar
5	50 tot 125 euro	600 tot 1.500 euro
15	150 tot 375 euro	1.800 tot 4.500 euro
40	400 tot 1.000 euro	4.800 tot 12.000 euro

[PLAATSHOUDER: dezelfde voorbeelden met het tarief van PAVO HR]

De verborgen kosten van zelf doen

Doe je de salarisadministratie zelf, dan lijken de kosten laag: alleen software, grofweg 600 tot 2.000 euro per jaar. Maar reken ook deze posten mee:

• Je eigen tijd. Bij 10 medewerkers ben je gemiddeld twee werkdagen per maand bezig.
• Opleiding. Cursussen en updates om de regels bij te houden.
• Fouten. Een verkeerd toegepaste toeslag of foute aangifte leidt tot correcties, naheffingen of boetes.
• Vervanging. Wie verloont er als jij of je administrateur uitvalt?

Wil je de afweging in detail maken? Lees [Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?]

Zo vergelijk je offertes eerlijk

Vraag bij elke aanbieder dezelfde gegevens op:

1. Prijs per loonstrook en wat daar wel en niet in zit.
2. Eenmalige inrichtingskosten.
3. Kosten per mutatie of per extra run.
4. Kosten voor jaarwerk en jaaropgaven.
5. Kosten voor koppelingen en portaaltoegang.
6. Uurtarief voor vragen en advies.
7. Contractduur en opzegtermijn.

Tel alles op voor een heel jaar, op basis van jouw aantal medewerkers. Pas dan kun je appels met appels vergelijken.

Heldere prijzen bij PAVO HR

Bij PAVO HR weet je vooraf waar je aan toe bent. [PLAATSHOUDER: wat zit er in het tarief]. Benieuwd wat het voor jouw bedrijf kost? [Vraag een prijsopgave aan]