Als werkgever verwerk je voortdurend persoonsgegevens van je medewerkers. Hun personeelsdossier staat er vol mee en ook binnen het bedrijf wordt nog weleens wat opgevraagd. Als werkgever mag je echter alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om de arbeidsovereenkomst uit te voeren. De privacy van je medewerkers staat voorop. Heb jij alles op een rijtje?  

Plichten van de werkgever 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de bijbehorende Uitvoeringswet geven voorwaarden voor het aanleggen van en omgaan met die dossiers. Zo ben je als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het dossier en mag je niet meer vastleggen dan nodig is. Je bent verplicht te zorgen voor passende beveiliging, zodat de gegevens niet verloren raken of op straat belanden. Bovendien mag je de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. 

Rechten van de medewerker  

Als werkgever moet je je medewerkers informeren over de gegevens die je verzamelt, waarom je die gegevens nodig hebt en welke rechtsgrond daarvan de basis is. Je moet hen de mogelijkheid bieden hun eigen dossier in te zien en gegevens te wijzigen of te verwijderen. Je moet hen afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens en wanneer ze naar een andere werkgever vertrekken moet je ze de mogelijkheid geven hun gegevens mee te nemen of over te dragen aan een andere partij.  

Communicatie is key 

Ook als het gaat om de AVG is communicatie key. Laat weten wat je doet, zorg dat je alles op orde hebt en vertel medewerkers waar ze recht op hebben. Dat betekent ook dat je binnen het bedrijf niet zomaar persoonsgegevens kunt doorsturen van één van de medewerkers. Die mag alleen als dat nodig is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Het is dus belangrijk je daar constant van bewust te zijn. En die bewustwording geldt eigenlijk voor het hele bedrijf. Maak het AVG-beleid dan ook onderdeel van de bedrijfsvoering. Neem het beleid op in het personeelshandboek en maak het bespreekbaar, zodat collega’s elkaar er ook op kunnen wijzen. Zo voorkom je mis(ver)standen en voelt iedereen zich veilig in het bedrijf.  

Wij helpen je graag bij het opstellen van het AVG-beleid en de integratie daarvan in het personeelshandboek.