Als je eindelijk die nieuwe collega hebt gevonden, wil je dat hij zo lang mogelijk in het bedrijf blijft. Een goed introductieproces heeft daar veel invloed op. Er komt veel bij kijken, maar deze investering betaalt zich gegarandeerd terug! Wij delen 10 tips voor het inwerken van nieuwe medewerkers die je als werkgever meteen een voorsprong geven!

• Verwachtingen bespreken

Communicatie is essentieel, zelfs voor iemand die zijn eerste werkdag in het bedrijf nog moet beginnen. Na het tekenen van een contract volgt vaak een periode van stilte, met hooguit een telefoontje of mailtje over de startdatum. Deze periode is goed om een langer gesprek te voeren. Dit kan per telefoon of videobellen, maar maak er wel tijd voor vrij. Bespreek met je nieuwe werknemer welke verwachtingen hij heeft van het bedrijf, zijn nieuwe functie, zijn collega’s en de inwerkperiode zelf. Waar heeft hij behoefte aan? Geef ook aan wat u de eerste weken van hem verwacht. Zo weten jullie allebei waar je aan begint.

• Maak een werkplan

Als je alle verwachtingen op een rij hebt, kun je, eventueel met de direct leidinggevende, een inwerkplan maken voor de nieuwe medewerker. Welke taken gaat hij uitvoeren en welke kennis en vaardigheden heeft hij daarvoor nodig? Welke dingen moeten we hem nog leren? Welke collega’s moet hij sowieso leren kennen om goed te kunnen werken? Wanneer vinden welke acties plaats? Wanneer vindt evaluatie plaats? Wie is betrokken bij de onboarding? Zo kunt u ook de eerste werkdag van de werknemer goed voorbereiden. U weet immers al wat hij later nodig heeft.

• Zorg voor een vaste begeleider of buddy

Niets is vervelender dan je alleen te voelen in een vreemde omgeving. Een eerste werkdag is altijd spannend, hoe oud of ervaren je ook bent. Dan is het fijn als je een vast aanspreekpunt hebt waar je terecht kunt met je vragen. Al is het maar om te vragen waar de koffieautomaat staat. Wijs een vast maatje aan voor je nieuwe medewerker. Een soort intermediair tussen hem en de rest van het bedrijf. Hij kan de rondleiding verzorgen en je vertrouwd maken met de eerste dagen. Dat begint een stuk prettiger.

• Begin al voor de eerste werkdag

Geef uw werknemer een warm welkom. Stuur bijvoorbeeld voor de eerste werkdag wat leuke dingen op, zoals een schrijfblok, sleutelkoord, pennen of iets wat hij nodig heeft in zijn werk. Je zou ook voor de eerste dag een werknemershandboek kunnen sturen, zodat je werknemer zich kan inlezen in de basisprincipes van het bedrijf. Zo komt hij net iets beter voorbereid aan.

• Gebruik een werknemershandboek

We noemden het al in de vorige tip: het werknemershandboek. Hierin kun je alle belangrijke informatie en afspraken over en in het bedrijf vastleggen. Een stukje achtergrond, werktijden, wat moet je doen als je je ziek moet melden, hoe vraag je vrij, hoe ga je om met social media binnen het bedrijf, welke digitale systemen worden gebruikt, dresscode, et cetera. Deze informatie is belangrijk voor elke werknemer en is een echte must read voor nieuwe collega’s.

• Maak een digitaal inwerkprogramma

Met een digitaal onboarding programma bespaar je jezelf en je collega’s veel tijd. Hierin kun je je nieuwe medewerker een aantal stappen laten doorlopen om alles te leren over zijn nieuwe werkplek. Bedrijfsinformatie, credentials aanmaken, zijn e-mailhandtekening instellen; je kunt er van alles in kwijt. En voor de volgende nieuwe werknemer gebruikt u het programma gewoon weer. Daar bespaar je jezelf veel tijd mee. Hoewel persoonlijke begeleiding naast zo’n digitaal programma niet mag ontbreken!

Zorg voor een goed uitgeruste werkplek (digitaal en fysiek) Je eerste werkdagen zijn al onrustig genoeg, als je niet ook nog te maken krijgt met wachtwoorden, muizen en andere zaken maakt dat een groot verschil. Zorg er dus voor dat de werkplek van de nieuwe medewerker klaar is voor de start. Ook digitaal. Het e-mailadres, de digitale werkplek en inloggegevens voor alle systemen moeten aangevraagd, aangemaakt en beschikbaar zijn. Kan het meteen beginnen? Niets is frustrerender dan niet aan de slag kunnen omdat je niet in applicaties kunt werken!

• Betrek de medewerker bij het team

Het is altijd even wennen en wennen aan een nieuw team. Daarom is het goed om de nieuwe medewerker meteen bij het team te betrekken. Stel iedereen aan elkaar voor en gebruik bij iedereen een kleine anekdote om het persoonlijker te maken. Nodig hem uit voor de lunch, probeer te onthouden hoe hij zijn koffie of thee drinkt, vergeet hem niet mee te nemen naar de vrijdagmiddagborrel, enzovoort. Maak hem deel van het team. Dan zal hij zich meer en meer beginnen in te voegen.

• Heb een inwerkweek

De beste manier om op stoom te komen is door het hele bedrijf te doorlopen. Houd daarom een inwerkweek voor nieuwe medewerkers. Laat je nieuwe medewerker elke dag op een andere afdeling in het bedrijf werken. Gewoon om te voelen, horen en zien wat er in het bedrijf gebeurt. Dit is erg leerzaam en een leuke manier om de andere collega’s en afdelingen te leren kennen. En als je de interne processen een beetje kent, werkt het een stuk efficiënter.

• Evalueer elke dag kort

  Neem elke dag de tijd voor een kort gesprekje met uw nieuwe werknemer. Wat gaat er goed? Wat kan beter? Heeft hij nog iets nodig? Na verloop van tijd kun je die frequentie natuurlijk verminderen, maar voor de eerste periode maak je de drempel om iets te zeggen of te vragen heel laag. En dat is heel fijn als je net ergens begint. En zo maak je jezelf benaderbaar. Dat is ook heel belangrijk!

  Meer weten over het opleiden van nieuwe collega’s of het opzetten van een inwerkprogramma? Wij denken graag met u mee. Zo geven we uw nieuwe medewerkers een vliegende start in uw bedrijf!