Als je dan eindelijk die nieuwe collega hebt gevonden, wil je graag dat hij zo lang mogelijk in het bedrijf blijft werken. Een goed inwerktraject heeft hier heel veel invloed op. Daar komt heel veel bij kijken, maar deze investering betaalt zichzelf gegarandeerd uit! Wij delen 10 tips voor het inwerken van nieuwe medewerkers die je al meteen een streepje voor geven als werkgever!

• Bespreek de verwachtingen

Communicatie is key, ook bij iemand die zijn eerste werkdag nog moet beginnen in het bedrijf. Na het tekenen van een contract volgt vaak een periode van stilte, met hooguit een belletje of mailtje over de startdatum. Deze periode is goed om nog eens een langer gesprek te voeren. Dat kan prima telefonisch of via videobellen, maar maak er tijd voor. Bespreek met je nieuwe medewerker welke verwachtingen hij heeft van het bedrijf, zijn nieuwe functie, zijn collega’s en de inwerkperiode an sich. Waar heeft hij behoefte aan? Geef ook aan wat je van hem verwacht die eerste weken. Zo weet je allebei waar je aan begint. 

• Maak een inwerkplan 

Wanneer je alle verwachtingen op een rijtje hebt, kun je, eventueel met de direct leidinggevende, een inwerkplan maken voor de nieuwe medewerker. Welke taken gaat hij doen en wat heeft hij daarvoor nodig aan kennis en kunde? Welke dingen moeten we hem nog leren? Welke collega’s moet hij sowieso leren kennen om goed te kunnen werken? Wanneer vinden welke acties plaats? Wanneer wordt er geëvalueerd? Wie zijn er betrokken bij het inwerken? Zo kun je de eerste werkdag van de medewerker zelf ook goed voorbereiden. Je weet immers al wat hij straks nodig heeft.

• Zorg voor een vaste begeleider of buddy

Niets zo vervelend als je alleen voelen in een vreemde omgeving. Een eerste werkdag is altijd spannend, ongeacht hoe oud of ervaren je al bent. Dan is het fijn als je een vast aanspreekpunt hebt waar je terecht kunt met je vragen. Al is het maar om te vragen waar de koffieautomaat staat. Wijs een vaste buddy aan voor je nieuwe medewerker. Een soort intermediair tussen hem en de rest van het bedrijf. Die kan zorgen voor de rondleiding en het wegwijs maken in de eerste dagen. Dat begint toch een stuk lekkerder. 

• Begin al vóór de eerste werkdag

Geef je medewerker een warm welkom. Stuur bijvoorbeeld vóór de eerste werkdag alvast wat aardigheidjes op, zoals een schrijfblok, keycord, pennen of iets wat hij nodig heeft in zijn werk. Ook een personeelshandboek zou je alvast vóór de eerste dag kunnen opsturen, zodat je medewerker zich in kan lezen in de basis van het bedrijf. Zo komt hij nét wat beter beslagen ten ijs. 

• Gebruik een personeelshandboek

We noemden hem al in de vorige tip: het personeelshandboek. Hierin kun je alle belangrijke informatie en afspraken over en in het bedrijf vastleggen. Een stukje achtergrond, de werktijden, wat je moet doen als je je ziek moet melden, hoe je vrij vraagt, hoe je omgaat met social media binnen het bedrijf, welke digitale systemen er gebruikt worden, kledingvoorschriften, etcetera. Deze informatie is voor iedere medewerker belangrijk én is een echte must read voor nieuwe collega’s. 

• Maak een digitaal onboarding programma

Met een digitaal onboarding programma bespaar je jezelf en je collega’s veel tijd. Hierin kun je je nieuwe medewerker een aantal stappen laten doorlopen, om alles te leren over zijn nieuwe werkplek. Bedrijfsinformatie, het aanmaken van inloggegevens, het instellen van zijn e-mailhandtekening; je kunt er vanalles in kwijt. En voor de volgende nieuwe medewerker zet je het programma gewoon nóg eens in. Dat is waar je jezelf veel tijd bespaart. Alhoewel persoonlijke begeleiding naast zo’n digitaal programma niet mag ontbreken! 

• Zorg voor een goed ingerichte werkplek (digitaal en fysiek)
  Je eerste werkdagen zijn al onrustig genoeg, als je dan niet ook nog achter wachtwoorden, muizen en andere zaken aan moet, scheelt dat al heel veel. Zorg er dus voor dat de werkplek van de nieuwe medewerker klaar voor de start is. Ook digitaal. Het mailadres, de digitale werkplek en inloggegevens voor alle systemen moeten aangevraagd, aangemaakt én beschikbaar zijn. Kan ‘ie meteen van start. Niets zo frustrerend als je niet aan de slag kunt, omdat je niet in applicaties kunt werken!
   

• Betrek de medewerker bij het team

Het is altijd even wennen en inschikken in een nieuw team. Daarom is het goed om de nieuwe medewerker meteen te betrekken bij het team. Stel iedereen aan elkaar voor en gebruik een kleine anekdote bij iedereen, om het wat persoonlijker te maken. Nodig hem uit voor de lunch, probeer te onthouden hoe hij zijn koffie of thee drinkt, vergeet hem niet mee te nemen in de vrijmibo, etcetera. Maak hem deel van het team. Dan zal hij zich steeds meer zelf gaan invoegen.

• Houd een wenweek

De beste manier om ingewerkt te raken is het hele bedrijf door te lopen. Houd daarom een wenweek voor nieuwe medewerkers. Laat je nieuwe medewerker iedere dag op een andere afdeling in het bedrijf meedraaien. Gewoon om te voelen, te horen en te zien wat er gebeurt in het bedrijf. Dit is heel leerzaam én een leuke manier om kennis te maken met de andere collega’s en afdelingen. En als je de interne processen een beetje kent, werkt dat een stuk efficiënter. 

 

• Evalueer iedere dag kort

Neem iedere dag even de tijd voor een kort praatje met je nieuwe medewerker. Wat gaat er goed? Wat kan er beter? Heeft hij nog iets nodig? Na verloop van tijd kun je deze frequentie afbouwen natuurlijk, maar voor de eerste periode maak je zo de drempel om iets te zeggen of te vragen heel laag. En dat is heel fijn als je ergens net begint. En zo maak je jezelf benaderbaar. Dat is ook heel belangrijk!

Wil je meer weten over het inwerken van nieuwe collega’s of het inrichten van een onboardingprogramma? Wij denken graag met je mee. Zo geven we jouw nieuwe medewerkers een vliegende start in je bedrijf!